Twoja księgowa nadal ma dostęp do Twoich danych w ZUS? Sprawdź, zanim będzie za późno!

– Przedsiębiorca może upoważnić np. księgową do załatwiania spraw w ZUS, w tym do korzystania z profilu płatnika na PUE/eZUS – wyjaśnia Krystyna Michałek, rzeczniczka ZUS w woj. kujawsko-pomorskim. – Pełnomocnictwo może obejmować cały zakres spraw lub być ograniczone do konkretnego obszaru, np. tylko do odbierania korespondencji.

Problem zaczyna się wtedy, gdy współpraca z pełnomocnikiem się kończy, a dostęp nie zostaje cofnięty. To częsty błąd. Osoby z dawnych biur rachunkowych wciąż mogą zaglądać do danych firmy, w tym do zwolnień lekarskich pracowników, rozliczeń z ZUS czy wewnętrznej korespondencji.

ZUS podkreśla, że przedsiębiorca ma możliwość samodzielnie sprawdzić, kto ma dostęp do jego profilu na PUE. Wystarczy zalogować się i przejść do zakładki „Ustawienia”. Cofnięcia pełnomocnictwa można dokonać online lub osobiście – najłatwiej za pomocą formularza PEL-O.

Warto pamiętać, że w przypadku spółek z wieloma przedstawicielami konieczne jest dodatkowe złożenie formularza PEL-Z z podpisami wszystkich osób reprezentujących firmę. Z kolei przy ustanawianiu nowego pełnomocnika wystarczy formularz PEL, który można przesłać tradycyjnie lub drogą elektroniczną – np. z użyciem profilu zaufanego.

Ważne: Jeśli pełnomocnik odbiera korespondencję w imieniu firmy, należy podać adres jego biura, nie domowy. Inaczej ważne listy mogą trafić pod niewłaściwy adres!

ZUS zachęca wszystkich przedsiębiorców do regularnego przeglądu udzielonych pełnomocnictw. To prosta czynność, która może zapobiec poważnym problemom z ochroną danych firmy.